โปรแกรม Microsoft Outlook 2010 เป็นอีกหนึ่งโปรแกรมสำหรับรับ-ส่งอีเมล เมื่อตั้งค่าและใช้โปรแกรมนี้ดึงอีเมลมาที่โปรแกรมแล้ว ข้อมูลอีเมลทั้งหมดจะยังคงอยู่ในเครื่อง สามารถเปิดอ่านอีเมลเก่า ๆ เมื่อไรก็ได้โดยไม่ต้องต่อ Internet 

นอกจากนี้ยังถือเป็นการสำรองข้อมูลอีเมลที่เคยรับเข้ามา หากเกิดกรณี เช่น ไม่สามารถเข้าหน้า Webmail ได้ หรือเซิฟเวอร์เมลมีปัญหา หรือ Pop Mail หมดอายุ เป็นต้น ก็จะไม่ทำให้อีเมลที่เคยรับเข้ามาในโปรแกรม Outlook แล้วสูญหายไปด้วยค่ะ โดยมีขั้นตอนการตั้งค่าโปรแกรมดังนี้

1. เปิดโปรแกรม Microsoft Outlook 2010 จากนั้น คลิกที่ Menu "File" แล้วคลิกปุ่ม "Add Account"

2. ปรากฎหน้าต่าง "Add New Account"  ให้คลิกเลือกที่หัวข้อ "Manually configure  server settings or additional server types" จากนั้น คลิก "Next"

3. จะเข้าสู่หน้า "Choose E-mail Service" ให้เลือก "Internet E-mail" แล้วคลิก "Next"

4. จะปรากฎหน้าสำหรับตั้งค่าอีเมล  ให้ทำการตั้งค่าดังนี้

4.1 User Information

     Your name: ใส่ชื่อและนามสกุล ที่จะให้ปรากฎในการติดต่อผ่าน email  ซึ่งจะปรากฎที่ผู้รับ

     E-mail Address : ใส่ email address ของท่าน ตามที่ตั้งค่าในหน้าตั้งค่าอีเมล

4.2 Server Information

     Account Type : เลือกเป็น POP3

     Incoming mail server  : ใส่เป็น pop.ชื่อโดเมนของท่าน  เช่น pop.yourdomain.com

     Outgoing mail server (SMTP) :  ใส่เป็น smtp.ชื่อโดเมนของท่าน เช่น smtp.yourdomain.com 

เช่น เว็บไซต์ของท่านชื่อ abc.com  ค่า incoming จะเป็น pop.abc.com และค่า outgoing จะเป็น smtp.abc.com เป็นต้น

4.3 Logon Information

     User Name : ใส่ชื่อ Login  คือ email account ที่สร้างไว้ 

     Password : ใส่รหัสผ่านของ email account

จากนั้นคลิกปุ่ม "More Settings"

5.  คลิกแท็บ "Outgoing Server" คลิกถูกที่หัวข้อ "My outgoing server (SMTP) requires authentication" และคลิก OK

* หากต้องการ ทำสำเนา Email เก็บไว้บน Server ให้คลิกแท็บ "Advanced"  คลิกเลือก "Leave a copy of messages on the server"  แล้วคลิก OK 

6. จากนั้นคลิกปุ่ม Test Account Settings เพื่อทดสอบการรับส่งอีเมลโดยรวม  หากตั้งค่าอีเมลถูกต้อง ระบบจะแสดงเครื่องหมายกาถูกสีเขียว ให้ท่านคลิกปุ่ม close เพื่อปิดหน้าต่าง Test และคลิกปุ่ม Next

7. แสดงผลการตั้งค่าอีเมลในโปรแกรม Microsoft Outlook  2010 เสร็จเรียบร้อย คลิกปุ่ม "Finish"

ตัวอย่างการแสดงผล เมื่อคลิกปุ่ม Send/Receive เพื่อรับเมล์เข้า inbox และส่งอีเมลออกค่ะ

 
หลังจากทำการตั้งค่าอีเมลเรียบร้อยแล้ว ให้ทดลองรับ- ส่งอีเมล อีกครั้ง 

*** หากพบปัญหาไม่สามารถส่งอีเมลได้ ให้ทำการเปลี่ยนค่า outgoing เป็นค่าของผู้ให้บริการอินเทอร์เน็ต (ISP) ที่ท่านใช้งานอยู่ซึ่งจะมีบริการ Mail Server ให้ผู้ใช้บริการสามารถส่งอีเมลออกได้ จะเป็นวิธีส่งออกเมลที่เร็วที่สุด เพราะเป็น Server ที่อยู่ใกล้กับผู้ใช้มากที่สุด ยกตัวอย่างผู้ให้บริการอินเตอร์เน็ต (ISP) ดังนี้ค่ะ

True = classic.asianet.co.th

TOT = smtp.totisp.net

TT&T, Maxnet = smtp.tttmaxnet.com

*** หากไม่ทราบว่า SMTP เป็นค่าอะไร ให้ทำการติดต่อสอบถามที่ผู้ให้บริการ Internet  และ ISP บางรายจะบล็อกพอร์ต 25 ซึ่งเป็นพอร์ตของ smtp มาตรฐานเอาไว้ เนื่องจากปัญหา spam mail

ดังนั้นถ้ามีปัญหาส่งเมลไม่ออก ให้เปลี่ยนพอร์ตของ smtp เป็น 587 ค่ะ

(วิธีการเปลี่ยนพอร์ต เปิดโปรแกรม Microsoft Outlook 2010 คลิกที่ Tools > แล้วคลิก E-mail Accounts > View or change existing e-mail accounts > ดับเบิ้ลคลิกที่ชื่ออีเมล > More Settings... >Advanced > Server Port Number ของ Outgoing Mail (SMTP) ให้เปลี่ยนจาก 25 เป็น 587 ค่ะ )